Artykuł ten jest częścią mojej pracy magisterskiej na temat zarządzania projektami informatycznymi. Cała praca dostępna jest na stronie zarzadzanieprojektami.it
Według Mariusza Kapusty – eksperta zarządzania projektami prowadzącego blog proaktywnie.pl – idealny zespół projektowy charakteryzuje się zaufaniem, zasadami i zaangażowaniem.[1] Z kolei według Jacka Wieczorka – Scrum Mastera z Grupy Allegro – świetny zespół wyróżnia zobowiązanie, odwaga, skupienie, otwartość i szacunek.[2] Jednak idealny zespół nie powstaje z dnia na dzień. Jest to proces, w którym można wskazać następujące fazy:[3]
- Formowanie
- Szturm
- Normowanie
- Działanie
Bruce Tuckman, który w 1965 roku jako pierwszy zaproponował tak wyglądający model, uważał, że fazy budowania zespołu są niezbędne i nieuniknione, aby zespół mógł się rozwijać, przygotować plan pracy i zgodnie z nim realizować cele oraz rozwiązywać pojawiające się problemy. Rolą kierownika projektu jest rozpoznać w jakiej fazie znajduje się zespół i dostosować do niej działania, aby lepiej wykorzystać potencjał grupy.
Na etapie formowanie się zespołu projektowego ludzie starają się nawzajem wybadać, unikają kwestii spornych, a skupiają się na zadaniach organizacyjnych. Na tym etapie brak jest konfliktów, ale praca nie jest efektywna ze wzgledu m.in. na brak zaufania i synergii. Kierownik ma w tym momencie możliwość zaobserwować jak poszczególne osoby wykonują swoje obowiązki oraz jak radzą sobie ze stresem. Aby pokierować zespół do kolejnej fazy, kierownik wspólnie z członkami projektu powinien jasno określić cele i zasady współpracy. Przydatnym na tym etapie może się okazać sformułowanie karty zespołu.
W fazie „szturmu” członkowie projektu otwierają się na siebie, co prowadzi do konfrontacji przeciwstawnych poglądów. Zespół ściera się w wyniku czego powstają nieformalne zasady pracy indywidualnej i grupowej. Niektóre zespoły przechodzą przez tę fazę szybko, a inne nigdy z niej nie wychodzą. Jest to uzależnione od dojrzałości osób zaangażowanych w projekt. Na tym etapie na pewno ważny jest wzajemny szacunek i tolerancja dla opini innych. Kierownik projektu może wspomóc zespół ustalając jasną, akceptowaną przed wszystkich strukturę. Bardzo ważne w tej fazie będą umiejętności nie tylko kierownika, ale całego zespołu do kulturalnego niezgadzania się i rozwiązywania konfliktów. Uzupełnić: Jakie są rodzaje konfliktów i jak sobie znimi radzić Być może warto przedstawić członkom projektu model pięciu faz kształtowania się zespołu, aby pokazać, że faza „szturmu” jest czymś naturalnym, acz przejściowym.
Na etapie normowania reguły gry w zespole zostały już ustalone. Niektórzy musieli zrezygnować ze swoich pomysłów na rzecz wyższego dobra, jakim jest pomyślna realizacja projektu. Kierownik może się na tym etapie nieco odsunąć od zespołu i pozwolić mu przejąć odpowiedzialność za osiągnięcie celów. To jest też dobry moment, aby zorganizować wspólne wyjście niezwiązane z pracą.
Etap działania to etap, na którym zespół wykonuje swoje zadania płynnie i efektywnie bez niepotrzebnych konfliktów i bez potrzeby ciągłego nadzoru. Oczywiście kluczowe jest tu słowo „ciągłego”, ponieważ kierownik nadal powinien być informowany o postępach i stanie prac. Może jednak sobie pozwolić na delegowanie zadań do maksymalnie racjonalnie popartego poziomu.
Raz wypracowany schemat współdziałania pracowników w ramach projektu nie jest permanentny. Zespoły projektowe, które osiągnęły fazę normowania lub działania mogą wrócić do fazy „szturmu”, np. w wyniku zmian personalnych czy innego podziału odpowiedzialności i obowiązków.
W 1977 Tuckman rozszerzył swój model o jeszcze jedną fazę: rozstania. Ze względu na swoją specyfikę, projekty są ograniczone w czasie i kiedy się kończą, zespół projektowy wraca do codziennych obowiązków lub jest przydzielany do kolejnych projektów w całości do jednego lub do kilku. Ważne, aby po zakończeniu projektu poświęcić jeszcze trochę czasu na analizę tego, czego się jego poszczególni członkowie nauczyli. Na pewno warto wspólnie uczćić zakończenie projektu niezależnie od tego czy był to projekt dwu letni czy kilku tygodniowy.
A tutaj jeszcze o fazach budowania zespołu wg. Tuckman’a w formie graficznej.
Źródła:
[1] Kapusta M.: Zespół kluczem do sukcesu. Warszawa. Konferencja PM Days. 2013.
[2] Wieczorek J.: Więc chcesz być Scrum Masterem, tak? Warszawa. Konferencja 4Developers. 2013.
[3] Tuckman B.: Developmental sequence in small groups. Psychological Bulletin. 1965, 63 (6). s. 384–399.
[4] MindTools: Forming, Storming, Norming, and Performing. Helping New Teams Perform Effectively, Quickly.